#1 – Je m’interroge sur la pertinence du canal utilisé.
Nous avons tendance à envoyer spontanément un courriel mais en fonction des situations, d’autres moyens de communication peuvent être plus approprier.
- La situation complexe/sensible : je privilégie le face à face ou la visio.
- C’est une urgence ? J’utilise le bon vieux téléphone !
- Cela ne répond pas ? Un message vocal et un sms peuvent débloqués la situation.
# 2 – Je m’interroge sur les destinataires du message.
- A : je cible les destinataires principaux
- CC/Cci : je limite les autres destinataires
# 3 – Je commence à rédiger le courriel
Je l’enregistre dans le dossier « brouillons ». Je mets le(s) destinataire(s) au dernier moment car :
- cela évite les envois de message incomplets/inachevés
- cela évite les envois intempestifs/involontaires
# 4 – J’indique de manière explicite l’objet du message
Cela va faciliter le traitement et l’archivage : le temps c’est de l’énergie !
# 5 – Je limite le nombre de pièces jointes envoyées.
Je pense aux alternatives, type liens de partage (dl.free.fr, framadrop.org…)
# 6 – Je veille à envoyer des pièces jointes les plus légères possible.
Je peux compresser mes documents et enregistrer mes images et PDF en basse résolution
# 7 – Je m’interroge sur la pertinence de l’utilisation du « Répondre à tous ».
# 8 – Quand je réponds à un correspondant, je supprime les pièces jointes qui peuvent être attachées au message.
# 9 – Je ne conserve que les courriers nécessaires, et seulement pendant qu’ils le sont. Je fais un tri régulier de ma boîte courriel.
# 10 – Je supprime immédiatement les spams !
Encore mieux, j’installe un anti-spam sur mon ordinateur.
# 11 – A moins que cela ne soit essentiel, je n’imprime pas le courrier électronique !
Merci à Vincent Terny pour cet article !